Spécialiste - Traitement de documents

La personne titulaire du poste offre du soutien de niveau avancé à expert en matière de production de documents à l’ensemble du cabinet à l’aide des logiciels de la suite Office, de logiciels propres aux services et d’autres outils pour répondre à différentes demandes, notamment de révision, de comparaison, de mise en forme, de lecture d’épreuves, de conversion de documents, de dépannage et de stabilisation de documents.

• Gérer les demandes de production de documents et y répondre, communiquer les attentes pour que le travail soit effectué de façon efficace, précise et opportune, y compris la gestion des demandes à accès restreint.
• Offrir des services de traitement de documents en réponse aux demandes reçues par l’intermédiaire du système de gestion des demandes. Il peut s’agir de directives par courriel, de marquage, de notes, de dictées numériques ou de messages vocaux. Faire des lectures d’épreuves et vérifier la mise en forme, l’orthographe et la clarté des documents (à l’exclusion des termes juridiques).
• Créer ou modifier des documents de divers formats, que ce soit en tapant, transcrivant, numérisant, convertissant ou autre. Les tâches consistent à intégrer du marquage; à utiliser et gérer le suivi des modifications et les commentaires; à faire de la mise en forme; à nettoyer et stabiliser des documents; à faire des références croisées; à gérer des références; à faire de l’indexage; à créer des tableaux, des graphiques, des diagrammes et des objets; à faire du publipostage; à créer des formulaires modifiables; à ajouter ou retirer des éléments de sécurité; et à diviser ou regrouper des documents.
• Rechercher et régler les problèmes qui empêchent le bon fonctionnement des documents (y compris à un niveau technique avancé).
• Convertir et mettre en forme différents types de fichiers (p. ex., Word, Excel, PDF) et veiller à ce que le contenu converti soit lisible, complet et mis en forme comme demandé.
• Préparer les versions soulignées des documents, des classeurs, des fichiers PDF et des présentations, et intervenir en vue d’obtenir le meilleur résultat possible à l’aide des programmes, des processus et des stratégies de mise en forme les plus efficaces.
• Créer ou modifier des fichiers PDF à partir de différents documents ou sites Web sources; réviser les PDF; créer des liens ou des hyperliens; créer des tables des matières; réduire la taille des fichiers; ajouter ou retirer des éléments de sécurité; rendre un fichier PDF modifiable; regrouper ou diviser des PDF.
• Préparer ou modifier des présentations, des graphiques, des flux de travaux ou des calendriers dans PowerPoint ou Visio.
• Créer ou modifier des classeurs Excel à partir de différents documents sources, y compris la saisie et la modification des données; la révision des classeurs ou des feuilles de travail; la création et la modification des formules et des mises en forme et la résolution des problèmes; la mise en forme des feuilles de travail et des classeurs pour optimiser la consultation ou l’impression; et la préparation et la révision des tableaux croisés dynamiques.
• Gérer les documents dans le système de gestion de documents ou ShareFile ou les envoyer à partir de ces plateformes, s’il y a lieu, y compris en téléversant les documents ou les versions, en gérant les propriétés des documents et en cherchant des documents.
• Offrir du soutien en matière de litige, par exemple préparer ou réviser les documents des procès afin qu’ils soient conformes aux normes, aux besoins et aux instructions.
• Participer à la mise à jour de l’index de la salle des documents du cabinet, à la production du tableau de présentation trimestrielle de l’équipe Marketing et aux travaux administratifs, s’il y a lieu.
• Le cas échéant, communiquer et collaborer étroitement avec l’équipe de soutien juridique afin de veiller à ce que les tâches soient effectuées en temps opportun. Il s’agit notamment d’organiser l’impression, la numérisation et le soutien à la livraison, et de rediriger les télécopies entrantes.
• Collaborer avec les autres membres de l’équipe pour planifier les vacances, les pauses, les heures de repas et les congés de manière à ce que le cabinet bénéficie toujours du soutien dont il a besoin.
• Répondre rapidement aux demandes et collaborer avec les autres services et membres du cabinet.
• Participer aux projets et initiatives qui sont assignés.

• Diplôme en techniques juridiques, diplôme d’études postsecondaires en administration de bureau ou expérience équivalente.
• Au moins cinq ans d’expérience connexe, de préférence dans un cabinet de services professionnels juridiques.
• Parfaite maîtrise des logiciels Microsoft Office.
• Certification de spécialiste Microsoft Office (MOS), un atout.
• Connaissance du programme Visual Basic for Applications (VBA), un atout.
• Excellent sens de l’organisation et bonnes compétences en gestion du temps afin d’établir les priorités et de respecter les échéances avec un minimum de supervision.
• Bonne connaissance pratique des termes, des documents et des procédures juridiques, y compris un souci du détail exceptionnel et des aptitudes pour la lecture d’épreuves.
• Excellentes aptitudes pour la communication (orale et écrite) et entregent pour interagir efficacement avec des personnes à tous les échelons de l’organisation.
• Attitude axée sur le service à la clientèle et capacité de répondre aux besoins de plusieurs clients simultanément.
• Désir de s’améliorer et d’acquérir de nouvelles connaissances. Aptitude à chercher et à recommander des façons d’améliorer les processus, ouverture face aux nouveaux processus et capacité de bien les évaluer.
• Proactivité, esprit d’initiative et capacité de savoir à quel moment il est nécessaire de poser des questions. Connaissance des personnes à qui faire appel en cas de problème ou si des décisions doivent être prises.
• Bonne esprit de collaboration, capacité d’offrir du soutien et de l’aide et d’en demander au besoin. Capacité à faire preuve de respect et de sérénité en situation difficile.
• Désir de prendre part aux projets et de les gérer en tout ou en partie.
• Capacité à travailler dans un environnement où la pression est forte.
• Disposition à effectuer des heures supplémentaires à l’occasion.

Il s’agit d’un poste entièrement à distance, avec possibilité de travailler depuis n’importe lequel de nos bureaux canadiens. Dans le cadre du processus d’accueil et d’intégration, une présence au bureau est requise aux fins de formation.

Les horaires sont les suivants : du lundi au mardi, de 17 h à 5 h; le mercredi, de 17 h à 4 h OU du mercredi au jeudi, de 17 h à 5 h; le vendredi, de 17 h à 4 h.