Program Manager (M/F) Having an IMPACT, not only on business but on society as a whole, is the primary vocation of HEC Paris. To achieve this, our school must draw on its three priceless assets, which are also its pillars of excellence: research, education and action. The three-part motto, THINK, TEACH, ACT which is at the heart of HEC's mission. For 140 years, the HEC Paris community has been united around five fundamental and shared values: excellence, curiosity, entrepreneurial spirit, responsibility and diversity. We are searching for an experienced Program Manager (M/F) at our Jouy-en-Josas facility. Primary Duties and Responsibilities: Au sein du pôle HEC Executive Education d’HEC Paris, le/la Responsable de Programmes travaille avec l’équipe pédagogique et l’entreprise cliente pour mettre en œuvre des programmes de formation sur mesure de grande qualité. Il/elle gère plusieurs programmes en parallèle, intervient aux étapes de conception, de réalisation et de suivi de chacun d’entre eux et est garant d’une expérience client réussie. La/le Responsable de Programmes coordonne les différentes parties prenantes au programme de formation pour en garantir un déroulement fluide et mémorable pour les participants. Principales responsabilités : Le/la Responsable de programmes travaille étroitement avec les Directeurs pédagogiques et Chefs de projets sur l'ensemble des actions de préparation et de production des séminaires sur mesure : Phase de Conception du programme : - Organisation et suivi des rendez-vous d’ingénierie et des réunions de coordination clients permettant la création ou l’adaptation des programmes, - Réservation des lieux de séminaire et des dates d'animation auprès des intervenants et transmission des informations de paiement au service support back-office, - Saisie des informations de paiement dans l’outil de suivi budgétaire. Phase de réalisation du programme : - Préparation administrative et logistique des séminaires : - Formalisation et transmission de documents aux participants du programme, tels que : programme de la formation, guidebook, listes des participants, convocations, … - Recueil et préparation des supports pédagogiques, recueil des souhaits et modalités d’organisation des intervenants pour un séminaire présentiel ou distanciel, - Aide à la création d’un parcours digital dédié, - Interface avec les hôtels et restaurants pour les réservations d'hébergement et de restauration, - Organisation du séminaire (sur site HEC, lieu extérieur ou à distance) : - Agencement de la salle de formation selon les besoins recensés, ou de la plateforme de connexion dans le cadre d’un programme digital, - Accueil des participants et présence aux moments clés du programme, interface suivi personnalisé des besoins des participants avant, pendant et après le programme. Phase de suivi du programme : - Saisie des évaluations et diffusion aux intervenants et à l'entreprise, - Validation de la rémunération des intervenants, - Facturation clients, - Mise à jour du budget pour veiller à la maîtrise des coûts. Required Qualifications: - De formation Bac + 2 minimum, vous êtes parfaitement bilingue anglais-français avec expérience internationale - Maîtrise de la bureautique (Word, Excel, Powerpoint) et aisance dans l’utilisation d’outils digitaux (Zoom, MS Teams, etc.) - Forte disponibilité surtout pendant les périodes de séminaire en présentiel (soirs, week-ends, jours fériés) et pour des déplacements à l’étranger - Sens du service client, commercial et relationnel - Esprit d'équipe et flexibilité - Rigueur et organisation - Autonomie et prise d’initiative - Poste basé à : Campus de Jouy-en-Josas (78) avec des déplacements à Paris et sur les sites où se déroulent les programmes en France et à l’étranger. - Disponibilité souhaitée : dès que possible Benefits : • Plan d’épargne salariale (PEE et PERECO) avec abondement HEC • 8 semaines de congé par an • Jusqu'à 2 jours de télétravail / semaine après 6 mois de présence • Forfait mobilité durable pour les collaborateurs se déplaçant à vélo • un environnement de travail exceptionnel au sein d'un parc arboré • un accès gratuit à la salle de sport (sur le campus), au learning center et aux évènements du Campus • un restaurant d'entreprise • un parking gratuit • des événements d'entreprise tout au long de l'année (conférences, Team days, ...) • CSE : chèques vacances, chèques cadeaux, subvention sport/culture etc. Benefits - Employee savings plan (PEE and PERECO) with HEC matching contribution - 8 weeks vacation per year - Up to 2 days' teleworking per week - Sustainable mobility package for employees using bicycles - an exceptional working environment in a wooded park - free access to the on-campus gym, learning center and campus events - a company restaurant - free parking - corporate events throughout the year (conferences, team days, etc.) - CSE: vacation vouchers, gift vouchers, sports/cultural subsidies, etc. Our company provides equal employment opportunities (EEO) to all employees and applicants for employment without regard to race, color, religion, sex, national origin, age, disability or genetics.