Executive Assistant - 2 year secondment/ contract

Nazwa biura: UK – London – New Oxford Street Posted Date: Nov 28 2025 Are you ready to be part of a transformative journey? At GSK, we’re on a mission to enhance our digital backbone with the deployment of SAP S/4 HANA through the ERP Evolution Programme—an enterprise-wide initiative designed to shape the future of our global network. We’re looking for an exceptional Executive Assistant to support the ERP Programme Tech Delivery Head and leadership team in driving this transformation forward. Location: This role is to be based at the Chiswick office in London. Your Impact: As an Executive Assistant, you’ll play a pivotal role in ensuring the smooth operation of this high-profile programme. You’ll provide executive administrative support and collaborate with the leadership team to facilitate the delivery of key objectives. From managing diaries and travel plans to organizing workshops, maintaining team systems, and fostering cross-functional relationships, you’ll be central to the success of this initiative. Key Responsibilities: Provide executive administrative support to the ERP Evolution Programme Tech Delivery Head and leadership team, including diary management, email handling, meetings, and travel coordination. Partner with the leadership team to develop and facilitate the execution of the team’s objectives. Manage complex travel plans and budgets while liaising with internal and external stakeholders. Prioritise incoming requests, proactively filtering, redirecting, or responding as necessary. Maintain shared server areas and prepare documents/presentations for key meetings. Organise team meetings, events, and workshops, and support onboarding for new team members. Undertake ad hoc projects/reports and maintain filing systems. Collaborate with other EAs across GSK, including at GLT level, to ensure efficiency and remove duplication. Complete statutory and operational tasks (e.g., HR requirements, staff records, distribution lists, organisation charts). What You’ll Bring: We’re looking for someone with: Proven experience supporting senior leaders (VP Level) and working with leadership teams. Recognised qualifications in business administration and software usage (e.g., MS Teams, Office 365). Strong organisational and administrative skills, with the ability to prioritize and meet tight deadlines while maintaining attention to detail. Excellent communication skills for engaging with global teams and external parties. A proactive mindset, capable of multi-tasking without compromising quality. Discretion and sensitivity when handling confidential matters. Dlaczego GSK? Łączymy naukę, technologię i umiejętności, aby razem pokonywać choroby. GSK to globalna firma biofarmaceutyczna, której celem jest łączenie nauki, technologii i talentów, aby razem pokonywać choroby. Jako odnosząca sukcesy, rozwijająca się firma, w której ludzie mogą realizować swój potencjał, dążymy do pozytywnego wpływu na zdrowie 2,5 miliarda ludzi do końca dekady. Priorytetem są dla nas innowacyjne rozwiązania w obszarze szczepionek i leków specjalistycznych, które maksymalizują rosnące możliwości w zakresie zapobiegania chorobom i ich leczenia. Skupiamy się na czterech obszarach terapeutycznych: układzie oddechowym, immunologii; onkologii; HIV; oraz chorobach zakaźnych – aby wpływać na zdrowie na dużą skalę. Ludzie i pacjenci na całym świecie polegają na lekach i szczepionkach, które produkujemy, dlatego zobowiązujemy się do tworzenia środowiska, w którym nasi pracownicy mogą się rozwijać i koncentrować na tym, co najważniejsze. Nasza kultura bycia ambitnym dla pacjentów, odpowiedzialnym za wpływ i postępowania właściwie jest fundamentem, na którym wspólnie dostarczamy rezultaty dla pacjentów, akcjonariuszy i naszych pracowników. GSK jest pracodawcą oferującym równe szanse. Oznacza to, że wszyscy kwalifikujący się kandydaci będą traktowani równo bez względu na rasę, kolor skóry, religię, płeć (w tym ciążę, tożsamość płciową i orientację seksualną), status rodzicielski, pochodzenie narodowe, wiek, niepełnosprawność, informacje genetyczne (w tym historię medyczną rodziny), służbę wojskową lub jakąkolwiek podstawę zabronioną przez prawo federalne, stanowe lub lokalne. Wierzymy w elastyczną kulturę pracy dla wszystkich naszych ról. Jeśli elastyczność jest dla Ciebie ważna, zachęcamy do omówienia z naszym zespołem rekrutacyjnym, jakie są możliwości. Jeśli potrzebujesz jakichkolwiek dostosowań w naszym procesie, aby pomóc Ci w wykazaniu swoich mocnych stron i umiejętności, skontaktuj się z nami pod adresem UKRecruitment.Adjustments@gsk.com lub pod numerem 0808 234 4391. Infolinia jest dostępna od 8:30 do 12:00 od poniedziałku do piątku, w dni świąteczne godziny i dni mogą się różnić. Proszę pamiętać, że jeśli Twoje zapytanie nie dotyczy dostosowań, nie będziemy w stanie Ci pomóc za pośrednictwem tych kanałów. Jednakże stworzyliśmy przewodnik FAQ dotyczący rekrutacji w Wielkiej Brytanii. Kliknij link i przewiń do sekcji Kariera, gdzie znajdziesz odpowiedzi na wiele pytań, które otrzymujemy. Ważna informacja dla firm/ agencji zatrudnienia GSK nie akceptuje poleceń od firm zatrudnienia i/lub agencji zatrudnienia w odniesieniu do wakatów zamieszczonych na tej stronie. Wszystkie firmy zatrudnienia/agencje muszą skontaktować się z działem zakupów komercyjnych i ogólnych/zasobów ludzkich GSK, aby uzyskać wcześniejsze pisemne upoważnienie przed skierowaniem jakichkolwiek kandydatów do GSK. Uzyskanie wcześniejszego pisemnego upoważnienia jest warunkiem wstępnym do jakiejkolwiek umowy (ustnej lub pisemnej) między firmą zatrudnienia/agencją a GSK. W przypadku braku takiego pisemnego upoważnienia wszelkie działania podejmowane przez firmę zatrudnienia/agencję będą uznawane za wykonane bez zgody lub umowy kontraktowej z GSK. W związku z tym GSK nie będzie ponosić odpowiedzialności za jakiekolwiek opłaty wynikające z takich działań ani za jakiekolwiek opłaty wynikające z jakichkolwiek poleceń przez firmy zatrudnienia/agencje w odniesieniu do wakatów zamieszczonych na tej stronie. Proszę pamiętać, że jeśli jesteś licencjonowanym pracownikiem służby zdrowia w USA lub pracownikiem służby zdrowia zgodnie z przepisami stanu wydającego Twoją licencję, GSK może być zobowiązane do rejestrowania i zgłaszania wydatków poniesionych przez GSK na Twoją rzecz, w przypadku gdy zostaniesz zaproszony na rozmowę kwalifikacyjną. Rejestrowanie odpowiednich transferów wartości jest konieczne, aby zapewnić zgodność GSK z wszystkimi federalnymi i stanowymi wymogami dotyczącymi przejrzystości w USA. Więcej informacji można znaleźć na stronie internetowej Centers for Medicare and Medicaid Services (CMS) pod adresem https://openpaymentsdata.cms.gov/