Bestuurssecretaresse

Voor Gemeente De Ronde Venen zoeken wij een Bestuurssecretaresse.
Als Bestuurssecretaresse vervul je een centrale en verbindende rol binnen de gemeente. Jij ondersteunt het college van B&W, de gemeentesecretaris en directieleden zodat zij zich volledig kunnen richten op hun bestuurlijke en strategische taken.

Geen dag is hetzelfde. Je voert uiteenlopende secretariële en organisatorische werkzaamheden uit voor circa twee aan jou toegewezen bestuurs- en/of directieleden. Je werkt volgens de uniforme werkwijze van de organisatie en maakt deze snel eigen, zodat jullie als team efficiënt en eenduidig samenwerken. Jij zorgt ervoor dat processen soepel verlopen en houdt overzicht in een dynamische omgeving. Complex agendabeheer schrikt jou niet af; je schakelt moeiteloos tussen verschillende werkzaamheden en werkt nauwkeurig. Je hebt verstand van werkzaamheden op het gebied van kabinetszaken. Je voelt goed aan wat er speelt, anticipeert op wat nodig is en weet op het juiste moment te handelen. Dankzij jouw professionaliteit en pro-activiteit ontzorg je het bestuur op een manier die echt het verschil maakt.

Een greep uit jouw takenpakket:

• Proactief beheren en bewaken van de agenda’s van de burgemeester, wethouders, gemeentesecretaris en directieleden;
• Prioriteiten bepalen in telefoonverkeer, e-mails en verzoeken voor afspraken, en hierover adviseren;
• Meekijken in mailboxen voor optimale ondersteuning en proactieve agendaplanning;
• Voorbereiden van de wekelijkse portefeuillehouder overleggen, in samenwerking met de bestuurssecretaris, bestuursadviseurs en de gemeentesecretaris;
• Beheren van de gezamenlijke mailbox en informatie en acties uitzetten naar het college of collega’s.

Competenties

• Klantgericht;
• Samenwerken;
• Stressbestendig;
• Omgevingsbewust / Politiek sensitief;
• Organisatievermogen (plannen en organiseren);
• Nauwkeurig;
• Communicatief vaardig (mondeling en schriftelijk);
• Proactief;
• Flexibel;
• Zelfstandig;
• Integer;
• Besluitvaardig en gedecideerd;
• Empathisch;

Organisatie
Tussen Amsterdam en Utrecht ligt gemeente De Ronde Venen. Deze groene oase in een waterrijk gebied omvat acht kleurrijke dorpen, waar zo’n 45.000 mensen met plezier wonen en werken.

In Mijdrecht staat het gemeentehuis: de thuishaven van ruim 300 hardwerkende en betrokken collega’s. ‘Samen voor elkaar’ vormt de essentie van de organisatieontwikkeling en maakt de organisatie toekomstbestendig.

De gemeente heeft grote opgaven, bijvoorbeeld op het gebied van veiligheid, woningbouw, klimaatadaptatie, energietransitie en een circulaire en inclusieve economie. Deze ambities worden waargemaakt door intensieve samenwerking met collega’s van alle teams, inwoners, partners in de gemeente, het college en de raad.

Functie-eisen

• Je hebt een aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal hbo-niveau in een secretariële richting.
• Je hebt ervaring met bestuurlijke besluitvormingssystemen zoals Notubox, iBabs of MS Office.
• Je beschikt over minimaal 3 jaar werkervaring als bestuurs- of directiesecretaresse binnen een overheidsinstelling.
• Je bent minimaal 28 tot 32 uur per week beschikbaar voor de gehele duur van de functie en eventuele verlengingen.

Functie-wensen

• Je hebt aantoonbare werkervaring als bestuurssecretaresse of directiesecretaresse binnen een overheidsinstelling.
• Je hebt aantoonbare werkervaring met agendabeheer op bestuurlijk niveau voor wethouders en directie, waarbij je verschillende agenda's op een constructieve manier samen laat lopen. Het is een pre als je hierbij kunt benoemen waar je deze ervaring hebt opgedaan.
• Je hebt aantoonbare werkervaring met het proactief ondersteunen en ontzorgen van bestuurders of directieleden, waarbij je vooruitdenkt in het werk.
• Je hebt ervaring met samenwerken binnen een bestuurssecretariaat met verschillende interne stakeholders, zoals bestuursadviseurs, directie en ambtelijke organisatie.
• Je beschikt over de competenties politiek-bestuurlijke sensitiviteit, prioriteringsvermogen, stressbestendigheid en discretie.