Coordonnateur(trice) accueil, service à la clientèle et sécurité (Horaire du soir 15h-23h)- Front Desk, Customer Service & Security Coordinator

Coordonateur(trice) accueil, service à la clientèle et sécurité  

Rubis - Laval, QC - (Quart de soir)

Rejoignez-nous pour grandir, vous connecter et avoir un impact.

Chez BGO Immobilier, nous nous engageons à favoriser la croissance personnelle et professionnelle, à créer des connexions significatives et à redonner aux communautés où nous opérons.

En tant que l'un des principaux fournisseurs de services de gestion et de location de propriétés commerciales au Canada, BGO Immobilier gère un portefeuille diversifié de plus de 400 propriétés, totalisant plus de 67 millions de pieds carrés d'espaces résidentiels, de bureaux, industriels et commerciaux. Depuis plus de 30 ans, nos clients nous font confiance pour fournir des solutions immobilières innovantes qui créent de la valeur et soutiennent leur succès.

En tant que membre de la famille mondiale BGO, nous tirons parti de l'expertise internationale et des connaissances locales du marché pour fournir des services de haute qualité. Notre équipe expérimentée travaille dans divers secteurs de l'immobilier commercial, garantissant que chaque propriété que nous gérons est une destination accueillante et fonctionnelle pour les locataires.

Que vous lanciez votre carrière ou que vous progressiez en tant que professionnel expérimenté, BGO Immobilier offre des opportunités de croissance professionnelle, d'apprentissage continu et de développement du leadership.

Rejoignez-nous et contribuez à façonner l'avenir de l'immobilier commercial.

 

L'opportunité : Le coordonnateur(trice) accueil, service à la clientèle et sécurité, est important pour le bon fonctionnement de la communauté résidentielle et est responsable pour la sensibilisation générale à la sécurité et à la sûreté de la propriété. Le coordonnateur de service client, réception, doit avoir une approche axée sur le service, de solides compétences en communication interpersonnelle et des horaires flexibles, y compris la nuit et/ou les quarts de travail, les jours de semaine ou de fin de semaine et les exigences de garde. Une attitude positive dans un environnement d'apprentissage est essentielle, et la participation à des ateliers/séminaires de formation et de perfectionnement de l'entreprise sera nécessaire pour le développement continu.

 

Ce que vous ferez :

 

• Gérer les entrées des personnes accédant à l’immeuble
• Inspecter les espaces communs
• Surveiller le stationnement extérieur
• Traiter avec professionnalisme et courtoisie toutes les demandes, commentaires, plaintes ou préoccupations conformément aux directives établies par l'entreprise. S'assurer qu'un niveau élevé de relations avec les résidents est maintenu pendant les contacts.
• Maintenir l'accent sur la sécurité et la sûreté des résidents.
• Favoriser une solide culture de service à la clientèle auprès de tout le personnel.
• S'abstenir d'utiliser une force inutile ou un comportement interdit ou non autorisé par la loi.
• Respecter la vie privée d'autrui en traitant tous les renseignements reçus comme confidentiels, sauf lorsque la divulgation est requise dans le cadre de ce travail ou par la loi; et de coopérer avec la police lorsque la loi l'exige.
• Promouvoir un fort sentiment d'appartenance à la communauté.

 

Fonctions générales :

 

• Préparez les clés pour les nouveaux arrivants et assurez-vous qu'elles sont correctement couvertes par l'assurance des locataires à Yardi.
• Faites des réservations d'ascenseur pour les emménagements et les déménagements et coordonnez-vous avec les techniciens d'entretien.
• Prenez rendez-vous pour le gestionnaire de la communauté ou l'administrateur de location.
• Préparez les cartes de stationnement intérieures pour les nouveaux contrats et récupérez les cartes des résidents qui quittent la propriété.
• Faites des appels de service à l'entreprise de remorquage lorsqu'un véhicule occupe illégalement une place de stationnement.
• Attribuez les courriels reçus dans la boîte de réception de Rubis.
• Rediriger les demandes des résidents vers la personne appropriée (par courriel dans la boîte de réception de la propriété ou en personne à la réception).
• Au besoin, remettez les documents aux résidents en personne (à leur porte).
• Afficher les appartements « après les heures d'ouverture » de temps en temps – si le gestionnaire de la communauté le demande
• Patrouilles de sécurité aléatoires et fréquentes de la propriété, des terrains, des cages d'escalier, des couloirs et des salles communes, de la terrasse extérieure, de la piscine, du gymnase, du salon, du garage, y compris la vérification des portes, des serrures et des lumières.
• Identifier et signaler à l'équipe d'exploitation de l'immeuble les lacunes qui doivent être réparées.
• Consigner et documenter les événements ou les problèmes qui se sont produits sur la propriété ou qui sont susceptibles de se produire sur la propriété et qui pourraient entraîner des conditions dangereuses ou nuire à la réputation et à la perception de la propriété et de l'entreprise (remplir le rapport d'activité).
• Tenir à jour les registres de patrouille et les rapports d'activités.
• Tenir un journal de bord pour les visiteurs et les entrepreneurs
• Assurer la tenue des registres de patrouille et des rapports d’activités
• Aider aux événements des résidents
• Remplacer les notes d'ascenseur selon le gestionnaire de la communauté
• Signaler tout problème avec les systèmes de surveillance par caméra et d'interphone
• Aider aux opérations d'emménagement et de déménagement
• Se conformer aux normes habituelles de sécurité incendie et de sécurité des personnes
• Assurez-vous d'une connaissance et d'une compréhension approfondies des procédures d'urgence, y compris les incendies et les inondations.
• Connaître et respecter la politique de santé et de sécurité de l'entreprise.
• Portez l'équipement de protection individuelle (EPI) prescrit lorsque vous devez le faire.
• Aider aux tâches de déneigement et de salage – gardez les entrées sécuritaires et dégagées
• Participer à des projets spéciaux de temps à autre, selon les directives du superviseur.

 

EXIGENCES

 

• Une passion pour l'excellence dans la prestation du service à la clientèle.
• Capacité à résoudre les problèmes des résidents de manière professionnelle.
• Bonnes compétences interpersonnelles / service à la clientèle.
• Bonne forme physique / capacité à marcher ou à être physique pendant de longues périodes.
• Pas de casier judiciaire – résultats réussis de la vérification des antécédents criminels.
• Bilingue – parlant couramment le français et l'anglais; à l'oral et à l'écrit puisque le candidat devra communiquer avec les résidents dans les deux langues.
• Capacité à rédiger des rapports de base et à utiliser Word et Excel

 

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Front Desk, Customer Service & Security Coordinator

 

Rubis - Laval, QC (Evening shift)

 

What you will do:

 

Customer Service:

 

• Professionally and courteously handle all inquiries, feedback, complaints or concerns following established company guidelines. Ensure a high level of resident relations is maintained during contact.
• Maintain an overall focus on resident safety and security.
• Respect the privacy of others by treating all information received as confidential, except where disclosure is required as part of such work or by law; and to cooperate with police where it is required by law.
• Promote a strong sense of community.

 

General Duties: 

 

• Manage entries of individuals entering the building
• Inspection of common areas
• Monitor outdoor parking
• Prepare keys for new arrivals and ensure they are properly covered by renters’ insurance in Yardi.
• Make elevator reservations for move-ins/move-outs and coordinate with maintenance technicians.
• Schedule appointments for the Community Manager or Leasing Admin.
• Prepare interior parking cards for new contracts and collect cards from residents leaving the property.
• Place service calls to the towing company when a vehicle is illegally occupying a parking space.
• Assign emails received in the Rubis inbox.
• Redirect resident requests to the appropriate person (via email in the property inbox or in person at reception).
• If needed, deliver documents to residents in person (at their door).
• Showing apartments ‘after business’ hours from time to time  – if requested by Community Manager
• Random and frequent security patrols of the property, grounds, stairwells, hallways and common area rooms, exterior terrace, pool, gym, lounge, garage, including checking doors, locks and lights.
• Identify and report to the building operations team deficiencies that require repair.
• Record and document occurrences/issues that have occurred on the property or is likely to occur on the property that has the potential to result in unsafe conditions and/or negatively affect the reputation and perception of the property and company (fill out activity report).
• Maintain patrol logs /Activity reports.
• Maintain logbook for visitors and contractors
• Assist with Resident events
• Replace elevator memos as per Community Manager
• Report any issues with camera surveillance and intercom systems
• Assist in the move-in/move-out operations
• Comply with regular fire and life safety standards
• Ensure a thorough knowledge and understanding of emergency procedures including fire and floods.
• Be familiar with and adhere to the company’s Health and Safety policy.
• Wear prescribed Personal Protective Equipment (PPE) when required to do so.
• Assist with Snow removal / salting tasks – keep entrances safe and unobstructed
• Participate in special projects from time to time as assigned by the supervisor.

 

Who you are:

   

 

• A passion for excellence in customer service delivery.
• Ability to resolve resident issues in a professional manner.
• Good interpersonal / customers service skills.
• Good physical shape / ability to walk or be physical for extended periods of time.
• No criminal record – successful criminal background check results.
• Bilingual – fluent in both French & English; spoken and written, as the candidate will be required to communicate with residents in both English and in French.

 

 

At BGO, we recognize that each employee’s unique experiences, perspectives, and viewpoints strengthen our ability to create and deliver the best value to our clients, partners and stakeholders/investors and therefore we strongly encourage applicants of all genders, ages, ethnicities, cultures, abilities, sexual orientations and life experiences to apply.

 

BGO is committed to equitable hiring practices and we welcome the opportunity to discuss accommodation and ensure fairness and equity in our hiring process. If you require accommodation, please email us at accessibility@bgo.com and include: Job posting #, your name and your preferred method of contact.

 

We thank all applicants for their interest in employment with BGO, however only those selected for an interview will be contacted.

 

BGO Properties is the Canadian real estate property management and leasing division of BentallGreenOak (Canada) Limited Partnership. BGO is a global real estate investment management advisor, real estate lender, and globally recognized provider of real estate services. BGO is a part of SLC Management, the institutional alternatives and traditional asset management business of Sun Life. For more information, please visit www.bgoproperties.com