CHARGÉ.E D'EXPLOITATION ET ADMINISTRATIF - H/F - Groupe Ares

Vous ferez partie des salariés permanents de la structure APRES, en soutien du chef d’équipe qui accompagne 22 opérateurs et sous la responsabilité de la directrice, vos principales missions seront :

1)Suivi d’exploitation

• Contribuer à la gestion des fournitures de la structure ;
• Produire les moyens nécessaires à la réalisation de l’activité (étiquettes livres, étiquette transports, palettes, etc.) ;
• Assurer la gestion logistique de la production (lien transporteur et clients)
• Assurer un suivi régulier et un échange fréquent avec les clients sur le suivi des opérations en cours pour s’assurer de la prise en compte précise de leurs besoins
• Assurer un contrôle qualité des prestations en lien avec le contremaître (audits quotidiens : 15% de la production) ;
• Assurer le reporting des incidents de non-qualité
• Proposer des actions pour améliorer la qualité
• Tenir à jour quotidiennement les fichiers de suivi et les fichiers partagés avec les clients (interfaces clients, dashboard, reporting, etc.)
• Accompagner le contremaître et les opérateurs dans la mise en place de nouvelles activités de production
• Participer aux évaluations professionnelles des personnes accompagnées
• Contribuer au contrôle du tableau des heures remplies par le contremaître pour les heures de production : contrôle de la saisie et de la cohérence des données ;
• Recueillir les éléments de facturation et contribuer à la préparation des fichiers de facturations clients.

2) Gestion de la sécurité

• Respecter et faire respecter les règles de sécurité, veiller à la sécurité des équipements (diffusion support, test sécurité)
• Signaler tout manquement ou risque identifié à son supérieur hiérarchique (identification d’un nouveau risque, matériel défectueux, etc.) et proposer des améliorations
• Participer à l’animation des accueils sécurité en lien avec le contremaître (
• Assurer la gestion administrative, le suivi et l’archivage des documents légaux relatifs aux activités de l’établissement
• Aider dans la production de supports d’animation et diffuser les informations aux opérateurs, à l’équipe et aux partenaires

3)Accueil et secrétariat

• Assurer l’accueil téléphonique et physique sur le site et l’orientation des personnes dans les bâtiments ;
• Prendre en charge la logistique des visites des partenaires et des intervenants : effectuer les demandes d’autorisation pour permettre l’entrée, faciliter l’accès physique en communiquant les informations pratiques, etc. ;
• Assurer, à la marge, le secrétariat administratif : gestion du courrier, rédaction de correspondances, mise à jour et classement des dossiers, etc. ;
• Participer à l’organisation et l’animation tournantes des réunions d’équipe (ODJ, CR)

4)Suivi administratif des opérateurs

• Constituer le dossier administratif et informatique pour chaque entrant dans la structure et transmettre les documents aux différents interlocuteurs internes (dossiers, contrats…) ;
• Pour les opérateurs, collecter, vérifier et saisir les heures travaillées, les heures d’accompagnement et les heures de formation effectuées ;
• Réaliser la facturation pour les heures travaillées des opérateurs ;
• Vous participerez sur le plan social, à l’évaluation des salariés en parcours

Processus de recrutement

• Un entretien RH
• Un entretien avec la directrice
• Un entretien avec l’équipe

Ø Maîtrise des outils bureautiques (Excel, Outlook notamment) et aisance avec l’utilisation de logiciels ;

Ø Capacité d’organisation et force de proposition ;

Ø Bon relationnel, capacité à interagir avec des personnes variées ;

Ø Bonne capacité de communication à l’écrit et à l’oral ; bien à l'aise avec l'administratif

Ø Adaptabilité et flexibilité ;

Ø Capacité à prendre du recul ;

Ø Forte adhésion au projet social du Groupe ARES

Ø Connaissances des techniques de suivi et de gestion de facturation.

Permis est fortement recommandé sur ce poste.

HORAIRES : Du lundi au vendredi de 7h45 à 16h45. Poste basé au centre pénitentiaire de Meaux.

RÉMUNÉRATION : CDD de 6 mois, Agent de maîtrise, 2306€ brut/ mois pour 39 heures hebdomadaires avec 6,5 RTT + Tickets restaurant de 10,50€ (dont 60% à la charge de l’employeur) par jour travaillé + mutuelle familiale + prime collective selon les résultats du groupe. Tarifs préférentiels sur l’achat de matériels reconditionnés (équipement informatique chez Ateliers Sans Frontières, équipement petits électroménagers chez RepareSeb).