ASSISTANT DE DIRECTION - DIRECTION DES FINANCES - H/F - Centre Hospitalier Charles Perrens

Le Centre hospitalier Charles Perrens recrute un Assistant de direction (h/f) à temps plein.

Mission générale du poste :

Recueillir et traiter les informations nécessaires au fonctionnement administratif de la direction des finances, du contrôle de gestion, des travaux et du patrimoine. Suivre et gérer les dossiers administratifs selon l’organisation de la direction. Assiste les responsables fonctionnels dans la gestion administrative liée à leurs missions et projets.

Activités principales :

1/ Secrétariat

• Gestion, traitement et suivi des courriers (enregistrement, tri, diffusion, archivage)
• Accueil physique et téléphonique
• Gestion d’agenda, prise de rendez-vous et gestion administrative des déplacements professionnels
• Planification et suivi de réunion, réservation de salles
• Constitution et mise à jour de dossiers (papier et informatique).
• Prendre des notes et rédiger des comptes-rendus de réunions
• Suivi des fournitures de bureaux

2/ Gestion administrative

• Suivi des dossiers sinistres (dommages aux biens, dommage ouvrage) : déclaration, demande de titres de recettes pour les remboursements obtenus
• Suivi administratif des dossiers en lien avec les travaux
• Suivi administratif des dossiers Patrimoine (achat, vente)
• Traitement des demandes de remises gracieuses (construction du dossier pour étude par la Direction et rédaction de courrier/décision pour suite à donner)

3/ Régie d’avance fonds de solidarité

• Traiter et délivrer des avances pour les dépenses urgentes relevant du fonds de solidarité
• Assurer le suivi comptable de la régie : disponibilité des fonds, mise à jour du registre des paiements effectués (synthèse mensuelle)

Diplôme : qualification dans le domaine de la gestion administrative ou du secrétariat

Savoir faire :

• Accueillir, accompagner et orienter des personnes
• Organiser, classer, archiver des documents et des dossiers
• Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
• Rédiger un compte-rendu, une note, un courrier de façon autonome
• Elaborer, adapter, optimiser un agenda
• Utiliser une procédure, une réglementation spécifique à son domaine
• S’exprimer auprès d’une ou plusieurs personnes.

Savoir être :

• Être rigoureux et méthodique
• Être disponible et à l’écoute
• Être capable de prendre des initiatives
• Respecter la confidentialité, la discrétion et le secret professionnel
• Avoir le sens du travail en équipe et avoir la capacité à travailler dans la transdisciplinarité
• Communication / relations interpersonnelles

Connaissances :

• Connaissance des techniques de secrétariat
• Gestion administrative
• Maitrise des logiciels de bureautique
• Techniques de classement et archivage
• Connaissance de l’organisation et du fonctionnement interne de l'établissement

Spécificité du poste :

• Journées de 7h45 (horaires types 8h45-16h30, adaptables)
• Temps de travail 100 %