Administrative Officer

Job title: Administrative Officer Salary: £23,151.50 per annum (£13,890.90 per annum pro-rata) Location: Caerphilly Contract: Fixed Term Contract until 31 March 2027 Hours: Part-time – 21 hours per week Benefits: 29 days annual leave plus bank holidays and options to buy or sell leave Flexible maternity, adoption, and paternity packages Pension with up to 7% matched employer contribution with included life assurance cover Staff discounts and Blue Light Card eligibility with 15,000 national retailers discounts We are a Real Living Wage accredited employer We are one of the largest children’s charities in the UK and have been making a difference to the lives of the UK’s vulnerable children for over 150 years. Find out more about Action for Children here: Action for Children, LinkedIn, Facebook or YouTube to get to know us better. About the Service The Gwent Wide Family Intervention Team work with children aged 3-16 years struggling with emotional regulation or behavioural difficulties, with worries or anxieties, or problems with family relationships. About the role You will be part of the Business Support team, providing vital administrative assistance to the Senior Business Support Officer, Children’s Services Manager, Practice Manager, Team Leaders, and Family Support Practitioners. Your role will include presenting data for internal and external reporting on a weekly, monthly, quarterly, and year-end basis, while ensuring all administrative tasks are completed to a high standard. By working collaboratively, you will help maintain a smooth-running and evolving service, and as the first point of contact, you will offer a warm and welcoming approach to colleagues, parents, and professionals. This role is based at our office in Caerphilly and your hours worked between our operational hours of 09:00 -17:00 Monday to Friday.. How you’ll create brighter futures Administrative support to the management team; this will include diary management, arranging meetings and general admin tasks. Financial Tasks; Managing, monitoring and recording Petty Cash, PCards, weekly reconciliation and raising POs. Collating and updating records on a monthly/quarterly basis. Data gathering and ability to present a variety of information in various formats to different stakeholders within a senior level. Admin support including minute taking for both operational and HR meetings. Part of a team that is the first point of contact for general enquiries. Let’s talk about you Minimum of Business Administration S/NVQ Level 2 or equivalent relevant qualification or work experience Demonstrable interest and experience of using computers through a business network running MS Windows and Office applications, email and the Internet. Confident with figures and applying literacy skills, to communicate effectively with a range of individuals/teams. Confident and effective with both written and verbal communication, including to prepare and present reports. Ability to deliver task within agreed quality and timescales. Good to know We are unable to offer sponsorship for this role For more information about our Administrative Assistant role, please review our full job description by clicking here. If, for any reason, you need support with your application, please contact Scott Jones at recruitmentservice@actionforchildren.org.uk quoting reference 12362 and we'll be happy to give you any support you require. Diversity, equality, and inclusion At Action for Children, we're dedicated to building a diverse, inclusive, and authentic workplace. We actively encourage applications from Black, Asian & Minority Ethnic, and disabled candidates as they are under-represented within Action for Children. We want to take deliberate and purposeful action to ensure equal opportunity to all groups in society and for Action for Children. Male staff are under-represented within our Children Service roles. We would like to encourage more male applicants for our Children Service roles. Useful Documents: Action for Children employee benefits AfC Commitment Statement ****** Teitl swydd: Swyddog Gweinyddol Cyflog: £23,151.50 y flwyddyn (£13,890.90 y flwyddyn pro-rata) Lleoliad: Caerffili Contract: Contract Tymor Penodol tan 31 Mawrth 2027 Oriau: Rhan-Amser – 21 awr yr wythnos Buddion: 29 diwrnod o wyliau blynyddol ynghyd â gwyliau banc ac opsiynau i brynu neu werthu gwyliau Pecynnau mamolaeth, mabwysiadu a thadolaeth hyblyg Pensiwn gyda hyd at 7% o gyfraniad y cyflogwr, sy’n cynnwys yswiriant bywyd Porth disgownt staff a chymhwysedd Cerdyn Golau Glas gyda disgowntiau gan 15,000 o werthwyr cenedlaethol Rydym yn gyflogwr achrededig Cyflog Byw Go Iawn Rydym yn un o'r elusennau plant mwyaf yn y DU ac rydym wedi bod yn gwneud gwahaniaeth i fywydau plant bregus y DU ers dros 150 o flynyddoedd. Dysgwch fwy am Weithredu dros Blant yma: Gweithredu dros Blant LinkedIn, Facebook neu YouTube i ddod i'n hadnabod ni’n well. Ynglŷn â'r Gwasanaeth Mae Tîm Ymyrraeth Teuluol Gwent yn gweithio gyda phlant 3-16 oed sy’n cael trafferth gyda rheoleiddio emosiynol neu anawsterau ymddygiad, gyda phryderon neu ofidiau, neu broblemau gyda pherthnasoedd teuluol. Ynglŷn â'r rôl Byddwch yn rhan o’r tîm Cymorth Busnes, gan ddarparu cymorth gweinyddol hanfodol i’r Uwch Swyddog Cymorth Busnes, Rheolwr Gwasanaethau Plant, Rheolwr Ymarfer, Arweinwyr Tîm, ac Ymarferwyr Cymorth i Deuluoedd. Bydd eich rôl yn cynnwys cyflwyno data ar gyfer adroddiadau mewnol ac allanol yn wythnosol, yn fisol, yn chwarterol, ac ar ddiwedd y flwyddyn, gan sicrhau bod yr holl dasgau gweinyddol yn cael eu cwblhau i safon uchel. Drwy weithio ar y cyd, byddwch yn helpu i gynnal gwasanaeth sy’n rhedeg yn esmwyth ac yn esblygu, ac fel y pwynt cyswllt cyntaf, byddwch yn cynnig ymagwedd gynnes a chroesawgar at gydweithwyr, rhieni a gweithwyr proffesiynol. Mae'r rôl hon wedi’i lleoli yn ein swyddfa yng Nghaerffili, a byddwch yn gweithio rhwng ein horiau gweithredol o 09:00 a 17:00 o ddydd Llun i ddydd Gwener. Sut y byddwch yn helpu i greu dyfodol mwy disglair Cymorth gweinyddol i'r tîm rheoli; bydd hyn yn cynnwys rheoli dyddiaduron, trefnu cyfarfodydd a thasgau gweinyddol cyffredinol. Tasgau Ariannol: rheoli, monitro a chofnodi arian parod, PCards, cysoni wythnosol a chodi Archebion Prynu. Coladu a diweddaru cofnodion yn fisol/yn chwarterol. Casglu data a gallu i gyflwyno amrywiaeth o wybodaeth mewn gwahanol fformatau i wahanol randdeiliaid ar lefel uwch. Cymorth gweinyddol, gan gynnwys cymryd cofnodion ar gyfer cyfarfodydd gweithredol ac AD. Rhan o dîm sy’n bwynt cyswllt cyntaf ar gyfer ymholiadau cyffredinol. Gadewch i ni siarad amdanoch chi O leiaf S/NVQ Lefel 2 Gweinyddu Busnes, neu gymhwyster perthnasol neu brofiad gwaith cyfatebol Diddordeb a phrofiad amlwg o ddefnyddio cyfrifiaduron drwy rwydwaith busnes sy’n rhedeg rhaglenni MS Windows ac Office, e-bost a’r Rhyngrwyd. Hyderus gyda ffigurau a chymhwyso sgiliau llythrennedd, i gyfathrebu’n effeithiol ag amrywiaeth o unigolion/o dimau. Hyderus ac effeithiol gyda chyfathrebu ysgrifenedig a llafar, gan gynnwys paratoi a chyflwyno adroddiadau. Gallu cyflawni tasg o fewn yr ansawdd a’r amserlenni y cytunwyd arnynt. Da i wybod Sylwer na allwn gynnig nawdd ar gyfer y rôl hon I gael rhagor o wybodaeth am ein rôl Cynorthwy-ydd Gweinyddol, adolygwch ein disgrifiad swydd llawn drwy glicio yma. Os oes angen cymorth arnoch â’ch cais am unrhyw reswm, cysylltwch â Scott Jones yn recruitmentservice@actionforchildren.org.uk gan ddyfynnu’r cyfeirnod 12362, a byddwn yn falch o roi unrhyw gymorth sydd ei angen arnoch. Amrywiaeth, cydraddoldeb a chynhwysiant Yn Gweithredu dros Blant, rydym yn ymroddedig i feithrin gweithle amrywiol, cynhwysol a dilys. Rydym yn annog ceisiadau gan ymgeiswyr Du, Asiaidd a Lleiafrifoedd Ethnig, ac ymgeiswyr anabl gan eu bod yn cael eu tangynrychioli o fewn Gweithredu dros Blant. Rydym am gymryd camau pwrpasol a bwriadol i sicrhau cyfleoedd cyfartal i bob grŵp mewn cymdeithas ac i Weithredu dros Blant. Mae staff gwrywaidd yn cael eu tangynrychioli o fewn ein rolau Gwasanaeth Plant. Hoffem annog mwy o ymgeiswyr gwrywaidd ar gyfer ein rolau Gwasanaeth Plant. Dogfennau Defnyddiol: Buddion Gweithwyr Gweithredu dros Blant Datganiad Ymrwymiad GdB